A Seção de Registro e Preservação
da Memória Institucional (Serp) do TRT-ES surgiu no ano de 2012, como
cumprimento da recomendação do Conselho Nacional de Justiça (CNJ), que
estabelece as normas do Programa Nacional de Gestão Documental e Memória do
Poder Judiciário – Proname.
O surgimento do setor ocorreu
devido à necessidade de conservar documentos de interesse histórico e cultural
pertencentes a este Regional, com a finalidade de garantir a conservação da
memória institucional e proporcionar aos cidadãos o acesso à informação. Cabe à
Serp conservar, registrar e armazenar corretamente os documentos recebidos.
A seleção do material é o
primeiro passo
Os processos do TRT-ES ficam
armazenados durante cinco anos no Arquivo Judicial, localizado em Araçás, Vila
Velha. Após esse período, são avaliados pela Comissão Permanente de Avaliação
Documental (CPAD), que decide se os papeis serão eliminados ou encaminhados
para o arquivo permanente, de acordo com a Resolução Administrativa 161/12.
Um dos critérios utilizados é a
Tabela de Temporalidade de Documentos Unificada – TTDU, sendo que todos os
processos anteriores ao ano de 1989 são considerados de guarda permanente.
Outro critério é o de amostra estatística, segundo o qual parte dos documentos
deve ser conservada para preservar a memória institucional e o patrimônio
cultural brasileiro.
Para os documentos considerados
mais relevantes, foi criado o Selo Acervo Histórico. O Selo é colado por servidores ou
magistrados na parte superior direita da capa de papel em todos os volumes dos
autos em trâmite, indicando que devem ser preservados.
Após a seleção e
pré-higienização, que consiste na eliminação de ácaros e bactérias, os
documentos de guarda permanente são encaminhados à Serp, onde recebem cuidados
especiais e são registrados.
Conservação e armazenamento: um
trabalho técnico
Segundo o arquivista e chefe da
Serp Marco Polo Burakowski, os documentos precisam ser higienizados e
manuseados com muito cuidado. Para isso, é necessário utilizar acessórios como
óculos de proteção, luvas, jaleco e máscara. “É importante que as pessoas
também tenham mais cuidado ao manusear e transportar processos. Existe um
grande descaso em relação a esses documentos”, disse o servidor.
Um dos procedimentos de
preservação é a substituição dos suportes de metal, que servem para
prender as páginas dos processos, por suportes de plástico, já que a oxidação
do metal danifica o papel. Depois de retiradas, as peças de metal são armazenadas
em garrafas PETe doadas a ONGs para reciclagem.
Após receber os devidos cuidados,
os processos são guardados em caixas, registrados e inventariados.
Posteriormente, ficam armazenados no Centro de Memória do Judiciário, localizado no 12º andar do
Ed. Vitória Park. Além de processos, também são conservados objetos de valor
histórico: livros, placas, quadros, medalhas, fotos, CDs e DVDs, fitas, entre
outros.
Preservar a memória a serviço do
cidadão
De acordo com Marco Polo, os
documentos guardados podem ser utilizados para diversas finalidades, como
recolher provas para aposentadoria, comprovar atuação profissional e conhecer a
história recente do Espírito Santo. “Às vezes as pessoas perdem documentos que
estão dentro de processos antigos, então elas têm a oportunidade de ter acesso
a eles novamente”, contou.
O arquivista afirma que o TRT-ES
é um exemplo e que a tendência é a criação de setores como a Serp em todos os
tribunais. Para ele, os documentos conservados possuem grande importância
histórica. “Todo cidadão tem direito de conhecer o seu passado”, afirmou Marco
Polo.
Fotos: Manoela Albuquerque
Fonte: http://www.trtes.jus.br
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