O objetivo é efetivar políticas para a melhoria da guarda e gestão dos documentos
O Arquivo
Público do Estado do Espírito Santo (APEES) está realizando junto às
instituições do Governo Estadual um diagnóstico da situação arquivística, para
que sejam efetivadas políticas para a melhoria da guarda e gestão dos
documentos. O trabalho baseia-se na importância dos arquivos como instrumento
indispensável à transparência e eficiência administrativa, e à garantia do
direito à informação e à memória.
A
arquivista do APEES, Viviane Vieira Vasconcelos, explica que estão sendo feitas
visitas técnicas para efetuar o preenchimento do formulário e subsidiar as
ações de cada Secretaria e órgão. Nele constam questões sobre a organização, o
estado de conservação, os procedimentos de eliminação, dentre outras
informações que auxiliarão a apreender as condições atuais dos acervos,
permitindo traçar estratégias que beneficiem a gestão. “Buscamos, nas reuniões,
não apenas recolher e analisar os Arquivo Público realiza diagnóstico de
arquivos dos órgãos estaduais O objetivo é efetivar políticas para a melhoria
da guarda e gestão dos documentos. O trabalho baseia-se na importância dos
arquivos como instrumento indispensável à transparência e eficiência
administrativa, e à garantia do direito à informação e à memória gestão dos
documentos Divulgação / APEES dados, mas orientar para que sejam exercidas
mudanças que promovam uma boa organização documental”, afirma Viviane.
As
informações coletadas por meio do diagnóstico resultarão em uma base de dados
sobre a situação de cada órgão e Secretaria do Executivo Estadual, o que
permitirá ao Arquivo Público e ao Comitê Gestor do Programa de Gestão
Documental (Proged), integrado pelo APEES, a Secretaria de Gestão e Recursos
Humanos (Seger) e o Instituto de Tecnologia da Informação e Comunicação do
Estado do Espírito Santo (Prodest) o desenvolvimento de ações pontuais e
coletivas para a implantação de políticas voltadas para a gestão de documentos.
Uma das
principais medidas é a elaboração da Tabela de Temporalidade da área fim de
cada órgão, a qual permite classificar os processos e definir o tempo
obrigatório de guarda dos conjuntos documentais. Depois do cumprimento legal do
prazo os documentos poderão ser eliminados, melhorando a utilização dos espaços
e reduzindo custos de manutenção. As primeiras entidades a participarem foram a
Superintendência Estadual de Comunicação Social (Secom), a Fundação de Amparo à
Pesquisa do Espírito Santo (Fapes) e a Secretaria de Economia e Planejamento
(SEP). Nesta semana serão visitados o Departamento Estadual de Trânsito
(Detran) e o Instituto Estadual de Meio Ambiente e Recursos Hídricos (Iema).
O
diretor-geral do Arquivo Público, Agostino Lazzaro, observa que compete ao
poder público a gestão e a proteção especial a documentos de arquivos, como
instrumento de apoio à administração, à cultura, ao desenvolvimento científico
e como elemento de prova. “Sendo assim, é nosso dever prover para que as
instituições zelem por seus acervos e sigam as normas corretas para guarda,
proteção e descarte” ressalta.
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